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添付ファイル保護サービス

添付ファイル保護サービスとは

添付ファイル保護サービスは、Webメールから添付ファイル付きメールを送信した際に、自動的に添付ファイルを保護した形式に変換するサービスです。

保護形式は以下の2タイプから設定することができます。

保護形式 説明
パスワード付きZIP形式 添付ファイル付きメールを送信すると、添付ファイルが自動的にパスワード付きZIPファイルになります。パスワードは送信者が設定します。
ダウンロード形式 添付ファイル付きメールを送信すると、添付ファイルが自動的にメールから切り離されサーバー上に保存されます。メール本文には添付ファイルをダウンロードするためのURLが挿入されます。切り離された添付ファイルはダウンロードをすることができ、その際にパスワードの入力を必要とすることもできます。

パスワード付きZIP形式のイメージ

パスワード付きZIP形式のイメージ

ダウンロード形式のイメージ

ダウンロード形式のイメージ

自動変換の適用判定ルールを設定できるので、例えば社内宛に送信する場合はそのままとし、社外宛の場合はダウンロード形式に自動変換するといったような設定にすることも可能です。

また、ダウンロード形式ではメール本文に挿入されるURLの位置や一緒に挿入する文章を設定することができます。

誤送信による情報漏えいを防止

 

添付ファイル保護サービスは、重要なファイルを添付したメールの宛先を誤って送信してしまった時や誤ったファイルを添付して送信してしまった時などに役立ちます。

例えば、ダウンロード形式を利用していれば、切り離されてサーバーに保存されている添付ファイルを送信者は一覧で確認できます。そして、添付ファイルの削除を送信者が任意にすることができるので、誤送信に気付いたらすぐに削除することで情報漏えいの可能性を低減できます。

サーバーに保存されている添付ファイルの一覧画像

また、パスワードをメール以外(電話、FAXなど)で受信者に伝えるといった運用をすれば、添付ファイル付きメールを誤送信してしまった場合でも情報漏えいを防ぐことができます。

さらに、Webメールの上司承認機能誤送信防止機能と合わせて利用することで、情報漏えい対策をより強固なものとすることができます。

複数送信時のメールボックスサイズの節約

 

社内間でのメール送受信の場合、通常のメールにファイルを添付して複数のユーザーに送信をする方法だと、各ユーザーが添付ファイル付きのメールを受信することになるためメールボックスの空き容量を減らすことになります。

しかし、添付ファイル保護サービス(ダウンロード形式)を利用すれば、各ユーザーが受信するのは添付ファイルを切り離したメールのみで、添付ファイルは各ユーザーがダウンロードして取得するため、メールボックスを節約することができます。

導入前・導入後

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