グループウェア導入の際のポイント

グループウェアの導入で失敗しないためには!

グループウェアを導入する目的として、日常業務における情報共有やコミュニケーションの活性化、効率化が目的です。
しかし、数多くあるグループウェアの中からどのようにして選べばよいのでしょう?

  • 導入企業数が一番多くメジャーなグループウェアが一番よいのでしょうか?
  • 単純にコストに合ったグループウェアを選択するのがよいのでしょうか?
ここではグループウェア導入において押さえておきたいポイントをご紹介します。 これから導入する企業も、また、リプレイスを検討している企業様もぜひご一読ください。

グループウェア導入で押さえるべきポイント

グループウェアの特長を見極める

ひとことでグループウェアといってもすべての製品がどれもこれも同じ機能を持っているわけではありません。 製品によって特長があり、得意な部分やあまり得意ではない部分など様々です。 導入を決定する際に、個々の機能とコスト面だけを判断材料にするのはよくありません。
グループウェアの特長を把握して企業規模、業種など得意分野を理解して自社に適したツールを選びましょう。

組織・権限による「見せる・見せない」を自動で制御することができるグループウェア……Knowledge Suite

グループウェア選びに機能の多さは関係ない

グループウェアといえば様々な機能を持っていますが、すべての機能を使用する企業はまずありません。
自社で利用する最低限のツールのが備わっているか、
自社の課題を解決することができるかを選択する際の評価軸とするべきです。


導入する現場の意見も取り入れる

グループウェアを選ぶときには実際利用することになる人材にも選定作業に加わってもらうことをお勧めします。
スケジュール登録をしてみたところ、よく使う機能が備わっているが、使いづらい・社内のスタイルに合わないなど 管理部側にとっては楽なツールでも実際入力する側に大きな負担になってしまうこともあります。
結果、実際の運用段階で利用されなくなり解約時まで無駄な利用料を払い続けることになったケースも少なくはありません。

日本企業にあっているか?

最後に根本的なところで日本の企業体質にあっているかという点です。
海外製品も多いグループウェアですが、ただ日本語に変更しただけで日本企業にあっていない製品も多く見られます。
日本の企業体質にあったグループウェアの導入をお勧めします。

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