スケジュール・文書管理 グループウェア

組織をつないで情報共有を活性化!日本企業に合った運用ができるグループウェア!

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グループウェアの特長

  • 組織・権限による「見せる・見せない」を自由自在

    組織・権限による「見せる・見せない」を自由自在

    グループウェアの運用において日本企業で課題となる情報の閲覧権限を制御する「動的可視化機能」で、情報の「見せる・見せない」を自動で制御。

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  • 支社・グループ会社・協力会社との連携・共有が可能!

    支社・グループ会社・協力会社との連携・共有が可能!

    企業間を飛び越えたセキュアな情報共有が追加費用なしで実現。 情報・知識共有により、コミュニケーションや業務効率を向上させることができます。

  • ログの共有による情報漏洩リスクの低減

    ログの共有による情報漏洩リスクの低減

    グループウェアの基本機能であるログの監視に加え、ログを共有することができます。 情報漏洩リスクの軽減、情報の伝達漏れを防ぐことができます。

グループウェアの機能

主な機能

スケジュール管理機能能

■ スケジュール管理機能

個人や部署(グループ)のスケジュールを共有します。 参加者のスケジュールと会議室等の設備の空き情報を同時に確認し、登録できます。
またお知らせメールの自動送信やアラーム通知も設定できます。

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情報共有機能

■ 情報共有機能

グループウェアの基本機能であるログの監視に加え、ログを共有することができます。メッセージ機能、レポート提出機能、ファイル共有機能を活用し、指定メンバー間でアクセスログやダウンロード・アップロード履歴を共有することで、情報を伝達漏れをなくします。

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業務管理機能

■ 業務管理機能

より効率的な業務運用に有効な機能として、ワークフロー機能や電話メモ機能があります。 管理業務のペーパーレス化を図ると同時に伝達漏れもなくすことができます。 GRIDY SmartPhoneを使えば、外出先からワークフローの承認を行ったり、電話メモを確認したりすることも可能となり、さらなる業務効率アップが実現します。

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機能一覧

基本機能

  • スケジュール 個人、部署/グループのスケジュールを管理する機能
  • 設備予約 会議室等の使用状況を共有管理できる機能
  • ファイル さまざまなファイルを共有管理できる機能
  • メンバー一覧 部署/グループのメンバーを一覧表示できる機能
  • 部署/グループ 所属している部署/グループを一覧表示できる機能
  • メール 既存のメールアカウントで利用できるWebメーラー

コミュニケーション機能

  • メッセージ チャット感覚で情報共有できる社内メール機能
  • トピック 所属組織、グループで情報共有できる掲示板機能<
  • レポート提出 報告書等を複数メンバーに提出できる回覧板機能
  • 議事録 議事録作成、社内外共有機能
  • メモパッド 簡単な情報を書きとめておけるメモ帳機能
  • プロジェクト管理 プロジェクトごとのタスクや進捗を共有する機能
  • ToDo 他メンバーへToDo依頼もできるToDo登録機能

業務管理関連機能

  • ワークフロー 申請書のテンプレート・承認フロー作成・運用機能
  • 電話メモ 電話メモ登録、自動メール転送機能
  • タイムカード 印刷、CSV出力も可能なタイムカード機能
  • グループマネージャー グループ管理責任者用の各種設定機能
  • アドレス帳 CSVでのデータインポートも可能なアドレス帳機能
  • 備品管理 管理履歴のダウンロードも可能な備品管理機能
  • アラーム スケジュールやToDoの期限を知らせるアラーム機能

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グループウェアの活用シーン

スケジュール登録した外出予定がそのまま営業報告に!

スケジュール登録した外出予定がそのまま営業報告に!

スケジュール機能で登録した外出予定のデータが、SFAの営業報告にそのまま反映されます。二重登録する必要がないので、業務効率が大幅にアップします。

連携機能……SFA

外出先でワークフローを確認、スピード決裁を実現!

外出先でワークフローを確認、スピード決裁を実現!

今日中に決裁が必要なのに、上司が外出中…。そんなときGRIDY SmartPhoneを利用すれば、PCから申請したワークフローを外出先で確認、承認・却下の登録をすることができるので、決裁者が外出していても、社外でのスピード決裁を実現します。

連携機能……GRIDY SmartPhone

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情報伝達のスピードアップで業務効率大幅アップ!

情報伝達のスピードアップで業務効率大幅アップ!

社内メール機能のメッセージはPCでもスマートフォンでもチャット感覚で利用できるので、意思伝達がスムーズになり、課題・問題の解決スピードが格段に上がります。
電話メモ機能では、伝達内容を登録したメールアドレスに同時に送信することもでき、リアルタイムな情報共有が実現します。

連携機能……GRIDY SmartPhone

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IPアドレス制限でよりセキュアな環境に

IPアドレス制限でよりセキュアな環境に

接続可能なIPアドレスを登録しておくことで、登録しているIPアドレス以外の第三者からのアクセスを防ぐことができます。

連携機能……GRIDY Security

グループウェアの活用事例

自動閲覧権限設定によるリアル組織の再現

自動閲覧権限設定によるリアル組織の再現

部署やグループ単位、ユーザー単位でのデータ取り扱い権限を柔軟に設定することができます。企業・組織のヒエラルキーをバーチャル上でも持たせることができるので、リアル組織に近い運用が可能です。

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まずは必要最低限の機能から。「減らすカスタマイズ」

まずは必要最低限の機能から。「減らすカスタマイズ」

運用の早期定着を目指すためには、少ない機能から運用をスタートさせ、必要に応じて機能を追加していく方法が有効です。
企業の課題に合わせて、まずは必要最低限の機能から利用開始することをおすすめします。

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